外判商捲款潛逃・軟件或設計圖用不到｜損失可以當費用嗎？需要的證據與消費稅
位於東京都杉並區高圓寺的稅理士事務所 W總合會計office（代表稅理士：渡邊巧），為您解說外判費・訂金「泡湯」時，在日本稅務上應該怎樣處理。本事務所有廣東話・英語職員常駐。
來自海外的經營者，經常問我們以下這些問題：
- 拜託家鄉的熟人幫公司開發系統，預先過數之後就聯絡唔到人
- 向海外的開發公司訂造軟件，交貨了但完全行唔到、用唔到
- 買了店舖或產品的設計圖・設計稿，但不符合日本法規用不到／原來是抄襲別人的資料
然後一定會跟住問這兩句：
「錢都畀咗，梗係可以當費用啦？」
「消費稅都應該退返畀我嘅？」
很遺憾，兩條問題的答案都是「照原樣的話，不可以」。不過，只要按正確的步驟去做，是有機會把它作為損失計入費用（損金）的。以下逐點說明。
1. 為甚麼「畀咗錢」不等於「有費用」
付款的那一刻，會計上那筆支出還未變成費用。多數情況下，它會以下列資產的形式留在帳簿上：
- 以訂金・預付形式匯出 ⇒ 前渡金（訂金），屬於一項債權
- 系統開發已經發包但未完成 ⇒ 軟件在建工程（ソフトウエア仮勘定）
- 軟件・設計圖已經交貨 ⇒ 軟件等無形固定資產（自用軟件通常分5年攤銷；設計圖・設計稿則按內容而定）
要變成費用，必須實際接受了服務，或者開始使用該資產並進行折舊攤銷。換言之，在「被人捲款潛逃」「用唔到」的階段，稅務上它仍然只是一項資產。要把它轉為損失，就需要另外具備「損失已經確定」的事實。
最關鍵的一點：稅務調查時，稅務署首先問的不是「你有沒有蝕錢」，而是「這宗交易究竟是否真實存在」「損失究竟在哪一年度確定」。涉及海外匯款的個案，特別容易被懷疑是虛構的外判費、把利潤轉移出國外。如果證據薄弱，有機會被認定為捐贈金（寄附金）或董事花紅（役員賞與），屆時不單止不能扣稅，還可能牽連到預扣所得稅及重加算稅。
2. 計入損失的「三個入口」（法人的情況）
情況不同，所依據的規定亦不同。
(1) 訂金收唔返 ⇒ 壞帳損失（貸倒損失）
如果對方捲款潛逃、或者已經倒閉，就以壞帳損失處理。日本的法人稅基本通達列出三種類型：
| 類型 | 內容 | 可否用於訂金 |
|---|---|---|
| 法律上的壞帳 （法基通9-6-1） | 會社更生・民事再生・特別清算等法律程序下被削減的金額，或以書面免除債務等 | 可 |
| 事實上的壞帳 （法基通9-6-2） | 從債務人的資產狀況、償付能力等來看，全額明顯無法收回 | 可（但需要自行舉證） |
| 形式上的壞帳 （法基通9-6-3） | 與持續交易的客戶停止交易後滿一年，或債權金額少於追收成本 | 不可（只適用於應收帳款） |
實務上的難處正在於此。可以靠形式標準得救的9-6-3，對象是「應收帳款（売掛債権）」，因此訂金及貸款並不適用。即是說，並非「等一年就自動可以撇帳」，而是必須自行證明9-6-2所講的「全額明顯無法收回」。單憑「對方在海外、聯絡唔到」是不足夠的，需要下面所講的證據。
(2) 交了貨但軟件用不到 ⇒ 軟件的除却損
如果對方確實有交貨、只是完全用不到，入口就是除却損（報廢損失）。法人稅基本通達7-7-2の2 訂明：即使沒有實物上的廢棄，只要有事實顯示今後明顯不會再將該軟件用於業務，就可以把帳面價值（如有處分預計價值則扣除之後的餘額）計入損金。
軟件沒有實體，無法像機器那樣「丟到垃圾房」給人看。正因如此，要用書面留下「決定不再使用」這個事實才是關鍵：內部審批文件（稟議書）、董事會會議紀錄上的中止決議、轉用其他系統的紀錄、伺服器上的刪除紀錄、通知對方停止開發的書面等。
請留意：這條通達所設想的是「自用軟件」及「用作複製銷售的母版軟件」。設計圖、設計稿等其他無形資產，並非直接套用這條規定，而是要按資產的性質個別判斷（究竟以除却、評價損還是壞帳來整理）。
(3) 損害賠償請求權要怎樣處理
這一點最常被忽略。受害的一方，同時會取得對對方的損害賠償請求權。按道理「損失（損金）與請求權（益金）同時成立」，結果互相抵銷、慳唔到稅——這個結論是有可能的。
關於這點，法人稅基本通達2-1-43 訂明：從他人收取的損害賠償金，如果法人是在實際收到款項當日所屬的年度才計入益金，稅務上亦予以認可；同時，引致該項請求的損失金額，除了由保險金等補償的部分之外，可以計入損害發生當日所屬年度的損金。因此，若是外部生意夥伴捲款潛逃這一類個案，是有空間按「先確認損失，日後真的收到錢時才確認收入」來整理的。
董事或員工的挪用（橫領）另作別論：如果是公司內部的董事或僱員拿走了錢，根據判例，原則上要同時計上損失與損害賠償請求權（同時兩建）。「內部舞弊」與「外部供應商糾紛」的結論並不一樣，所以第一步請先分清楚做這件事的是甚麼人。
3. 要令稅務署接受，需要甚麼證據
說到底，可否計入損金，取決於證據是否齊全。單憑一句「聯絡唔到對方」，基本上不會獲接納。請盡可能收集以下資料。
① 向警察報案（被害届・告訴狀）
如果懷疑涉及詐騙或挪用，建議向所轄警察署提交「被害届」（報案）。案件被受理這件事本身，就是證明「交易不是虛構」「確實有損失」的有力外部證據。請記下受理日期、受理編號、負責警署名稱，並保存所提交文件的副本。
報案被受理，並不等於稅務上就一定可以扣除。它只是支持「無法收回」的其中一項材料。但反過來說，連報案都沒有做過，卻聲稱「我被人騙了」，說服力會大幅下降。
② 向對方發出催告（內容證明・國際掛號）
要留下曾經要求退款或履行的紀錄。如果對方在日本國內，最穩妥的是內容證明郵件＋配達證明——由郵局證明「何時、由誰、寄給誰、內容是甚麼、何時送達」。
但要注意，內容證明是日本國內的制度，不能寄去海外。如果對方在海外，請用以下方式留下紀錄：
- 以國際掛號郵件或 EMS 寄出索償函（例如英文的 demand letter），並保存收寄及派遞紀錄
- 電郵、通訊軟件上的催收訊息，要連同發送日期與內容一併保存（轉成PDF、截圖）
- 由當地律師具名發出的律師信，以及向日本律師諮詢的紀錄・收費單據
- 需要證明文件作成日期時，可使用日本公證役場的確定日付
③ 當時的紀錄（證明交易真實存在）
- 合約書・訂單・報價單・規格書（可以看出「訂了甚麼、幾錢」）
- 發票及付款證明（海外匯款申請書存根、SWIFT 明細、存摺或信用卡帳單）
- 由洽談到破裂為止的全部電郵及對話紀錄（按時序整理）
- 對方的存在證明資料（當地的公司註冊資料、網站、負責人身分證明、卡片）
- 公司內部的決策紀錄（稟議書、董事會會議紀錄、付款審批）
④ 成果物本身（證明「真係用唔到」）
在「用不到」的個案中，已交付的成果物本身就是最重要的證據，千萬不要銷毀。
- 已交付的原始碼・執行檔・設計圖・設計數據（以能看出交付日期的形式保存）
- 不能運作・不能使用的紀錄：測試結果、錯誤日誌、由第三方供應商出具的驗證報告、指出不符合法規或標準的意見
- 驗收的經過（驗收不合格的書面、要求修改的往來紀錄）
- 之後如何處理（另外委託其他公司重做的報價・合約、停止開發的決議文件、刪除或拆除的紀錄）
常見的失敗：一氣之下把交付的數據刪掉、退出並刪除與對方的對話群組、款項一直用個人戶口墊支而從未入過公司帳——這些之後都無法補救。在損失確定之前，第一件事是保全紀錄。
4. 消費稅不會「退返畀你」
這一點的誤解非常多。日本並沒有「蝕咗1,000萬日圓，所以連消費稅都可以攞返」這種制度。
① 損害賠償金本身就不屬於消費稅的對象
消費稅法基本通達5-2-5 訂明，因身心或資產受到損害而收取的損害賠償金，不屬於資產轉讓等的對價，即屬於不課稅。所以就算日後成功向對方追回賠償，也不會產生消費稅；反過來說，計上損失亦不會因此產生任何可退的消費稅。
② 只是預付而未收到服務，根本未發生「課稅進項」
可以做進項稅額扣除（仕入稅額控除）的時點，是實際收到資產交付或服務提供的時候。單純匯出訂金的階段，課稅進項還未發生。如果對方在未提供任何服務的情況下捲款潛逃，可供扣除的交易本身就不存在。
③ 外判給海外公司，本來就多數沒有徵收日本消費稅
國外事業者在國外提供的服務，原則上不屬於日本國內交易，不是消費稅的課稅對象。這種情況下，付款金額本身就不含日本消費稅，因此既沒有可扣除的，也沒有可退還的。不過，經互聯網提供的服務當中，屬於「電氣通信利用役務的提供」者另有反向徵收（Reverse Charge）等特別處理，判斷會因合約內容而異，這部分需要個別確認。
④ 如果之前已經扣過消費稅，可能需要調整
若是支付給日本國內業者、當初已經作為課稅進項做了進項稅額扣除，其後交易被取消、退款或減價，就要按「對價的返還等」作出調整。究竟屬於單純的壞帳，還是因解除合約而退款，處理方法並不相同，需要先把來龍去脈整理清楚再判斷。
總結：損失是法人稅・所得稅世界的事，不是消費稅世界的事。計入損金有機會減輕法人稅負擔，但不會令消費稅獲得退稅——這兩件事要分開理解。
5. 個人事業主的情況（補充）
以個人名義經營的話，依據的條文不同：
- 因經營業務而產生的訂金、貸款等的壞帳，可根據所得稅法第51條第2項計入必要經費，前提是該支出與事業有關。
- 被詐騙的損失不能用「雜損控除」。所得稅法第72條的雜損控除只限於災害、盜竊、挪用（橫領），一般認為不包括詐騙及恐嚇。理由是：被騙的人始終是按自己的意思把錢交出去，與被偷走並不相同。
- 因此，與事業無關的私人詐騙損失，在稅務上幾乎得不到任何救濟。在這方面，法人可以處理的空間比個人大。
6. 想避免再次中招，可以做甚麼
在談稅務之前，其實在簽約階段就可以做很多事。跨境發包時，以下幾點請當成基本要求：
- 不要一次過全數預付。分成訂金・中期・驗收後三期支付（按里程碑付款）
- 加入驗收條款。用可以量度的數字寫清楚甚麼才算「完成」（運作要求、規格）
- 在合約中明確版權及原始碼的歸屬，並把交付原始碼與付款條件綁在一起
- 事先訂明適用法律及爭議解決方式（日本法／管轄法院・仲裁）
- 匯款之前先確認對方的註冊資料、真實存在與所在地，並留下紀錄
- 付款一定要用公司名義的戶口。用個人戶口墊支，之後舉證會非常困難
捲款潛逃・不良交付的損失處理，交給高圓寺的稅理士
W總合會計office（東京都杉並區高圓寺） 為涉及海外的交易糾紛提供稅務處理支援。
- 整理壞帳損失・除却損的適用條件，並列出所需的證明文件清單
- 損害賠償請求權的計上時點（同時兩建／異時兩建）的檢討
- 消費稅處理（不課稅・進項稅額扣除・對價的返還等）的整理
- 以應對稅務調查為前提的資料製作方法與保存方式建議
- 需要律師介入時的轉介
- 廣東話・英語職員常駐（香港及中國內地客戶亦可安心）
- JR「高圓寺」站・地下鐵「新高圓寺」站步行可達／營業時間 9:00–20:00（星期六日及日本公眾假期除外）
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※ 本文是根據2026年8月時點的資料撰寫的一般性解說。稅制可能會修訂，實際處理亦會因個別情況（合約內容、與對方的關係、可收回性等）而有所不同。另外，追討損失及刑事程序屬於律師的範疇。實際處理時請向稅理士及律師諮詢。
※ 本文為日文版「外注先の持ち逃げ・使えないソフトや設計図」的繁體中文版本。